Wem gehören eigentlich Ihre Daten?

Die Digitalisierung hat den Arbeitsalltag in Friseursalons in vielen Bereichen vereinfacht. Termine werden online gebucht, Kundeninformationen digital gespeichert und Umsätze automatisch ausgewertet.

Dabei stellt sich jedoch eine Frage, über die erstaunlich selten gesprochen wird:

Wem gehören eigentlich Ihre Daten?

Die meisten Unternehmer würden diese Frage vermutlich spontan beantworten:

„Natürlich mir.“

Rechtlich betrachtet ist das auch richtig.

In der Praxis wird es jedoch häufig etwas komplizierter.

Immer mehr Systeme arbeiten heute vollständig cloudbasiert. Das bedeutet, dass die Daten nicht mehr auf dem eigenen Rechner oder im eigenen Betrieb gespeichert werden, sondern auf Servern eines externen Anbieters.

Das ist grundsätzlich nicht schlecht. Cloudlösungen bieten viele Vorteile und können in bestimmten Bereichen sehr sinnvoll sein.

Trotzdem sollte sich jeder Unternehmer einige wichtige Fragen stellen:

• Wo werden meine Daten gespeichert?

• Wie lange werden sie gespeichert?

• In welchem Format kann ich sie exportieren?

• Was passiert, wenn ich den Anbieter wechseln möchte?

• Wie komme ich an meine Daten, wenn ich sie für meinen Steuerberater oder eine Betriebsprüfung benötige?

• Wer unterstützt mich dabei?

Viele Anwender verlassen sich darauf, dass diese Fragen im Hintergrund automatisch gelöst werden. Häufig beschäftigt man sich erst damit, wenn die Daten tatsächlich benötigt werden.

Ein weiterer Punkt wird dabei oft übersehen: Softwareanbieter kommen und gehen. Gerade im Bereich cloudbasierter Lösungen entstehen regelmäßig neue Anbieter, während andere nach einigen Jahren wieder vom Markt verschwinden, übernommen werden oder ihr Geschäftsmodell verändern. Umso wichtiger ist die Frage, ob die eigenen Daten jederzeit in einer nutzbaren Form zur Verfügung stehen und unabhängig vom Anbieter zugänglich bleiben.

Besonders wichtig ist dabei ein Punkt:

Für die Aufbewahrung und Bereitstellung steuerlich relevanter Daten ist immer der Unternehmer verantwortlich.

Nicht der Softwareanbieter.

Nicht der Steuerberater.

Nicht der Hosting-Anbieter.

Sondern letztlich der Betriebsinhaber selbst.

Deshalb sollte jeder Unternehmer jederzeit wissen:

• Wo seine Daten liegen.

• Wie diese gesichert werden.

• Wie sie exportiert werden können.

• Wie lange auf die Daten zugegriffen werden kann.

In meiner täglichen Praxis erlebe ich immer wieder, dass diese Themen bei der Auswahl einer Software kaum berücksichtigt werden. Häufig stehen Funktionen, Design oder Marketingversprechen im Vordergrund.

Die Frage nach den eigenen Daten wird dagegen oft erst gestellt, wenn ein Wechsel ansteht oder Unterlagen für das Finanzamt benötigt werden.

Dabei gehören Datensicherheit, Datenzugriff und Datenverfügbarkeit zu den wichtigsten Grundlagen eines jeden Unternehmens.

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht:

„Welche Software hat die meisten Funktionen?“

Sondern:

„Kann ich jederzeit auf meine eigenen Daten zugreifen?“

Wer diese Frage für sich klar beantworten kann, trifft meist auch langfristig die besseren Entscheidungen.

Denn Software kann man wechseln.

Die eigenen Unternehmensdaten sollten dabei jedoch niemals verloren gehen.

Easymouse Kassensoftware

Von Friseuren entwickelt. Für Friseure gemacht.